REGLES DE PROCEDURE

Organigramme

1. L’organigramme régit les rapports professionnels au sein de l’Université Nouveaux Horizons. Il détermine les compétences, désigne les responsables. Il établit la hiérarchie interne.

2. Celle-ci n’est toutefois pas rigide ; car l’UNH étant une communauté humaine, une certaine flexibilité doit être admise. Etant entendu par là qu’une interconnexion est toujours possible entre les différents échelons et services. Notamment en cas d’urgence ou lorsque survient une situation imprévue et que le responsable hiérarchique ne peut être joint. En pareil cas, mais pas seulement, il est permis qu’on puisse recourir à  un échelon plus élevé, avec obligation d’en informer le responsable direct (exception faite des sujets strictement personnels).

Administration

3. Pour éviter tout dysfonctionnement et en vue de garantir une bonne administration de l’institution, les ordres devraient être donnés par écrit, de préférence ; avec une échéance claire, pour le suivi. Un rapport peut être exigé, le cas échéant.

Devant un problème ou une difficulté quelconque, lorsqu’il faut en référer à un supérieur hiérarchique, il faut proposer en même temps des pistes de solution.

Pour chaque situation ou projet, prévoir un plan B. 

Engagement

4. L’engagement d’un membre du personnel est de la compétence du Comité de Gestion. Il a lieu pour autant qu’il y ait un poste à  pourvoir, selon un job description précis. Il en est de même du visiting qui, bien sûr, se conçoit selon les besoins exprimés par la faculté ou le département d’attache.

5. Les candidatures sont enregistrées par le Secrétaire Général Académique ou l’Administrateur Général selon qu’il s’agit d’un poste académique ou d’une fonction administrative ou technique.

6. Les dossiers des candidats membres du corps académique ou scientifique sont évalués conformément aux instructions du VADE MECUM repris en annexe de la présente.

7. Pour un poste administratif ou technique, il est recommandé de procéder à un choix entre plusieurs candidatures. Il est organisé un test à  cette fin, suivi d’une interview.

8. Les nouveaux venus n’entrent en fonction qu’après avoir été présentés à l’autorité académique ou administrative, selon le cas.

Enseignement

9. L’attribution des enseignements est de la compétence du Conseil de Faculté, sur avis du Conseil de Département. En attendant qu’il puisse en être ainsi, l’initiative en revient au Secrétaire Général Académique, le Doyen et les experts dans chaque filière entendus.

10. Un enseignement est attribué à une personne ayant rang de Professeur Associé au moins ou, à titre exceptionnel, à un Chef de Travaux. Il n’est pas la propriété de celui ou celle à qui on l’attribue. Il reste plutôt du domaine de la Faculté qui, pour juste motif, peut l’attribuer à un(e) autre enseignant(e).

11. En principe, sauf en cas de stricte nécessité, un Assistant n’enseigne pas, il aide l’enseignant à dispenser ses enseignements. Il assiste au cours (sauf dérogation ou dispense par l’enseignant) et se charge des exercices pratiques ; sans s’écarter des matières enseignées.

12. Les cours en présentiel se donnent dans les locaux de l’UNH, sauf autorisation expresse du Recteur ou du Secrétaire Général Académique, par délégation. Il en va de même des épreuves d’évaluation des étudiants (travaux en tous genres, examens).

L’usage du téléphone est interdit dans les deux cas ; y compris pour l’enseignant.

13. Les cours se donnent selon l’horaire fixé par le service de scolarité. Ils débutent et se terminent à l’heure prévue. Le quart d’heure académique est une mauvaise pratique – car tous nous devons apprendre la ponctualité. En tous les cas, aucun étudiant ne devrait être admis dans une salle de classe 15’ après le début du cours ; sauf motif valable.

Les cours à distance sont programmés et se donnent en fonction du décalage horaire éventuel. Ici aussi, la ponctualité est la règle. Les étudiants doivent se connecter dans les 15’ du début du cours au plus tard. Aucune connexion n’est permise au-delà.

14. L’enseignant visiteur qui souhaite se faire accompagner d’un assistant est prié d’en informer au préalable le Secrétaire Général Académique, qui appréciera l’opportunité ou non de ce faire.

15. Il est prévu une fiche d’état d’avancement de chaque enseignement. La responsabilité de la tenue de celle-ci incombe tout autant à l’enseignant qu’à l’étudiant responsable de la promotion concernée. Y sont inscrites – sans complaisance – l’heure exacte de début et celle de la fin de chaque séance. Puis la fiche est signée conjointement par l’enseignant et le chef de promotion.

Aussitôt que le cours est achevé, l’enseignant veille à ce que la fiche soit transmise au Secrétariat du Décanat qui enclenche le processus de rémunération des heures prestées.

Pédagogie

16.Depuis son ouverture en octobre 2016, l’Université Nouveaux Horizons s’est inscrite résolument dans le système LMD.

Celui-ci se distingue par le fait que l’étudiant est l’acteur principal de sa formation et le rôle de l’enseignant devient celui de guide, d’accom-pagnateur et de facilitateur. Qui plus est, l’UNH privilégie l’Approche par Compétences (APC) prônée par le LMD comme étant la stratégie d’enseignement/ apprentissage et ce, en vue de rendre professionnalisant la formation universitaire.  C’est la raison pour laquelle il est réservé, dans chaque matière, un volume horaire important à la pratique et au travail personnel de l’étudiant tant en présentiel qu’en dehors des heures de cours.

L’étudiant ne vient pas à l’UNH la tête vide et l’enseignant n’est pas celui qui sait tout. La formation doit ainsi être construite sur les connaissances antérieures de l’étudiant. Le rôle de l’enseignant est de l’encadrer et de l’accompagner dans sa formation. Faisant usage utile de la plate-forme MOODLE sur lequel il aura pris soin de placer le ou les supports de son enseignement, il donne à l’étudiant le plan du cours et lui indique les activités liées aux travaux  qu’il aura à faire au préalable avant les activités d’apprentissage/enseignement en présentiel. Il élabore le programme des travaux théoriques et pratiques à effectuer (travaux individuels, travaux d’équipe, labo, atelier, etc.) et veille à ce qu’il soit exécuté de manière scrupuleuse. En effet, dans le système LMD, le plan de cours est un contrat entre l’enseignant et l’étudiant relativement à ce qui est attendu tant de l’étudiant que de l’enseignant par l’UNH. 

Grâce au plan de cours et à la plate-forme MOODLE, l’enseignant peut au préalable programmer également, le cas échéant, les études de cas, les travaux dirigés, les activités relatives à la pédagogie universitaire inversée, les sorties sur le terrain ou le recours à des structures extérieures à l’UNH. On peut recourir aussi aux séminaires animés par les praticiens reconnus pour leur longue expérience dans le domaine concerné, en vue d’enrichir tel ou tel aspect de la matière enseignée.

Nota bene

Les entreprises recherchent la compétence, pas les diplômes … Le diplôme n’est après tout qu’un morceau de papier.[1]

Evaluation de l’enseignant

17. A la fin du cours ou en tout cas avant la fin du semestre, il est procédé à l’évaluation de l’enseignant par les étudiants, suivant une grille préétablie par le Secrétariat Général Académique et portant sur divers critères (ponctualité, régularité, respect du programme et du volume horaire, etc). Le Doyen de Faculté veille au respect et à la matérialisation effective de cette prescription. Il transmet ensuite au Secrétaire Général Académique, à la fin du semestre, un rapport- synthèse de l’évaluation de l’ensemble des enseignants de sa Faculté.

Stages et visites guidées. Les stages et visites guidées doivent être programmés des mois à l’avance ; aussi bien en interne que vis-à-vis des partenaires extérieurs. Chaque Faculté désigne un ou une responsable à cet effet, à qui reviendra la charge d’organiser et coordonner les activités et opérations ad hoc, tout en veillant à impliquer à temps toute autre structure appelée à s’impliquer (ex. intendance, logistique).

Evaluation des étudiants

18. S’agissant de l’évaluation des étudiants, « les cotes des travaux pratiques et interrogations doivent être communiquées aux étudiants avant la première session » (Instruction Académique n^o 019 (point 44). Celle-ci a lieu à la fin du second semestre, c’est-à-dire, en juillet.

Dès lors, toutes les notes du 1^er Semestre (examens et travaux pratiques) doivent être portées à la connaissance des étudiants au début du 2^nd Semestre au plus tard.

19. C’est pourquoi il est demandé aux enseignants de remettre leurs notes d’examen dans les 10 jours de la tenue de celui-ci. Les notes des autres épreuves seront communiquées directement aux étudiants dans les 15 jours, chaque fois.

Une copie des notes sera remise au Doyen concomitamment, pour traçabilité lors des délibérations.

Aucun étudiant ayant régulièrement subi une épreuve ne peut manquer de note dans celle-ci. Si par improbable telle faille devait être observée, l’examinateur sera invité à s’expliquer.

19. Les professeurs visiteurs sont priés, aussitôt en possession des copies des étudiants, de bien vouloir se conformer à l’esprit des présentes.

Délibérations

20. Prennent part aux délibérations dans telle ou telle promotion, les personnes qui y ont assuré des enseignements. Ils constituent le jury. Le Recteur nomme les Président et Secrétaire du jury ; lesquels constituent le Bureau.

Le Secrétaire dresse et tient la grille devant servir aux délibérations. Il y consigne les notes des examens et autres évaluations que lui communiquent les différents enseignants. La grille doit être remplie fidèlement et intégralement, sans vides ni lacunes. Il lui revient de relever toute absence de note dans une matière donnée, de s’enquérir préalablement de la situation auprès du titulaire du cours et d’en informer le Président du jury si besoin est, de consulter les grilles antérieures pour des compléments éventuels.

Il doit être mis un terme, définitivement, au phénomène dit des « vides » ou d’absence de notes. En cas de manquement, le Secrétaire du jury sera tenu responsable et pourra écoper d’une mise à pied de 15 jours avec privation de salaire. Il y va de la crédibilité de l’Université Nouveaux Horizons.

Les membres du jury sont tenus au respect du secret des délibérations. Tous doivent faire preuve d’impartialité. Nul ne peut se livrer au trafic d’influence, ni se laisser entrainer à cette pratique.

Un membre qui aurait un lien quelconque avec tel étudiant ou telle étudiante doit se déporter et laisser au jury la liberté de statuer sur le cas de ce dernier ou de cette dernière. Le membre du jury qui omet de le faire – si une telle relation est découverte par la suite – fera l’objet d’un blâme ou d’une sanction plus sévère. Il peut se voir rayé de la liste des visiteurs, s’il ne fait pas partie du personnel permanent de l’UNH. La réputation de l’Université Nouveaux Horizons ne peut être hypothéquée.

Visiting

21. L’enseignant visiteur signe un contrat avec l’UNH pour une prestation équivalant à la charge horaire pour laquelle il aura été contacté. Sa rémunération ne couvre que les heures effectivement prestées et n’intervient qu’au vu d’une facture.

Une avance peut lui être consentie en cas de stricte nécessité ; ce qui ne doit pas constituer une règle.

22. Dès que la date d’arrivée d’un professeur visiteur est connue, tous les services concernés (scolarité, comptabilité, relations publiques, logistique, hébergement) doivent être sensibilisés en vue d’un accueil adéquat.

23. Les visiteurs logés au Guest-House doivent en outre s’imprégner du règlement y affiché.

Permanence et encadrement

24. En vue d’assurer l’encadrement des étudiants, mais aussi du personnel scientifique, les professeurs permanents s’engagent à assurer leur présence à l’UNH suivant les termes de leurs contrats respectifs. Un minimum de 3 mois leur est requis, dans l’ensemble.

La personne désireuse de voyager prendra soin d’obtenir un avis favorable du Doyen de sa Faculté qui, notamment au regard de l’état d’avancement des cours, jugera de l’opportunité ou non d’un tel voyage. Une autorisation de voyager (ordre de mission) lui sera ensuite délivrée par le Recteur, ou le Secrétaire Général Académique par délégation.

Personnel scientifique

25. Un assistant fait partie du personnel non permanent de l’UNH. Il lui est reconnu un mandat de deux ans, renouvelable une seule fois (sauf exception). Il lui est recommandé, dès lors, de mettre ce temps à profit pour se hisser au grade de Chef de Travaux. Le Doyen et son encadreur de l’assistant veillent à ce que celui-ci fasse preuve de progrès. Ils font annuellement rapport de son état d’avancement.

Quant aux Chefs de Travaux, s’il est vrai qu’ils font partie du personnel permanent, ils sont appelés à évoluer de la même manière ; par des publications et, en fin de compte, la défense publique d’une thèse de doctorat. Ils ne font donc pas une carrière plane.

Frais de suivi du stage

26. Seuls les frais de transport urbain sont pris en compte pour le suivi de stage des étudiants ; compte tenu de l’itinéraire. En dehors de la ville de Lubumbashi, au-delà de 100 km, l’UNH prend en charge, outre le transport, le logement et la nourriture ; pour un montant qui ne peut excéder 60 $ par jour.

Il est prévu un forfait de 10$ pour la communication ; et ce, pour toute la période de suivi de stage.

Le coordinateur fait une fois la ronde de tous les lieux de stage. Ses frais de déplacement sont calculés en fonction de l’ensemble des sites d’affectation prévus, et recevra 20$ pour la communication.

Intendance

27. Les dépenses d’intendance s’engagent en trois (3) étapes. Le service qui désire obtenir une fourniture quelconque signe un bon d’expression de besoin et le transmet à l’Administrateur Général qui le soumettra ensuite au Recteur pour approbation. Premièrement l’expression de besoin par le service utilisateur ; ensuitele contreseing de l’Administrateur Général ; enfin l’accord du Recteur.

Les  contacts directs entre le service utilisateur et la comptabilité ne sont pas de mise.

Le service de logistique se charge par la suite d’effectuer les achats proprement dits ; avec l’aide du service demandeur, éventuellement.

Transport

28. Le véhicule de l’UNH sert à  assurer le déplacement du personnel académique, en particulier les visiteurs, entre le Guest-House et l’université, à 7:30 ; à 12:00 ; à 13:30 ; à 16:00 et à 18:00.

25. Tout déplacement en dehors de ces heures ne peut l’être que pour raison de service et doit être autorisé par le service de logistique. Tout usage non conforme est prohibé.

Tout mouvement du véhicule doit être signalé au service de logistique pour une bonne coordination.

Patrimoine

29. De manière générale, le matériel de l’UNH quel qu’il soit (stylo, papier, encre, téléphone, PC, imprimante, etc.), bref son patrimoine, ne doit servir qu’à l’accomplissement de son objet social. Selon la règle : USAGE OFFICIEL SEULEMENT.

Frais académiques.

30. L’Administrateur Général vérifie réguliè- rement, avec l’aide de la Comptabilité, si tous les étudiants sont en ordre de paiement des frais académiques.

Il lui incombe de veiller à ce que ne puissent accéder aux cours et aux épreuves que les étudiants en ordre de paiement desdits frais.

Fait à Lubumbashi, le 19 avril 2018

Mis à jour le 14 octobre 2020

Pr. A. TAKIZALA M., Recteur

VADE MECUM DU GESTIONNAIRE D’UNE INSTITUTION D’ENSIEIGNEMENT SUPERIEUR ET UNIVERSITAIRE (3eme edition, 2014) – Extrait, pp.

ANNEXE

(extrait du VADEMECUM)

• DE LA PRESENTATION D’UNE CANDIDATURE A UN POSTE SCIENTIFIQUE OU A UN POSTE ACADEMIQUE

L’engagement et la promotion d’un membre du personnel scientifique ou académique sont des actes très important pour la formation des étudiants et l’avenir des Institutions d`Enseignement Supérieur et Universitaire ainsi que des Centres de Recherche. Ils doivent être faits avec beaucoup de soins.

Les dossiers de candidatu 40 a 43)re à un poste de Chargé de Pratique Professionnelle (C.P.P.), d’Assistant, de Chef de Travaux, de Professeur Associé, de Professeur ou de Professeur Ordinaire doivent être aussi complets que possible.

• Procédure à suivre :
• Le dossier doit être examiné successivement par
• Le Conseil du Département concerné,
• Le Conseil de la Faculté ou de la Section concernée,
• Le Comité de Gestion de l’Etablissement,
• Le Conseil de l’Etablissement

Chacune des instances précitées émet son avis et le transmet à l’instance supérieure.

• Un dossier complet est envoyé au Conseil d’Administration au moins un mois avant la session d’octobre de chaque année.
• Après l’avoir examiné, le Conseil cl’ administration transmet le dossier au Ministère.
  • Eléments du dossier

Le dossier du candidat doit comprendre :

1. La fiche du candidat : pour la description de cette fiche, voir le point B ci-dessous.

La fiche du candidat (étant destinée à être examinée par tous les membres du Conseil d`Administration) doit être déposée 10 exemplaires.

Quand un Etablissement présente plusieurs candidats, il est souhaitable que les fiches  soient reliées en un volume. Dans ce cas, il est demandé qu’elles soient précédées par un tableau récapitulatif dont modèle en annexe I ;

• Les pièces justificatives nécessaires à l’appréciation du candidat ;
• Trois copies des principaux diplômes ou certificats d’études ;
• Eventuellement trois exemplaires des attestations relatives aux études et/ou fonctions antérieures ;
• Trois photos passeport ;
• Trois exemplaires de l’état biographique complété par le candidat lui-même.

Si les candidats qui sollicitent une promotion ont déjà déposé ces différents documents, il n’est pas nécessaire de les réintroduire.

La fiche du candidat doit être déposée en 10 exemplaires, les pièces annexées en 3 exemplaires.

Description de la fiche du candidat

• L’inscription « Enseignement Supérieur et Universitaire » se trouve dans le coin gauche en haut de la fiche ;
• En dessous : le nom de l’Etablissement ;
• Dans le coin droit en haut : lieu et date ;
• Titre de la fiche en majuscules : CANDIDATURE, suivi du nom complet du candidat.

La fiche du candidat porte le nom de l’Etablissement qui introduit le dossier et comme titre : CANDIDATURE A UN  POSTE SCIENTIFIQUE (pour le  personnel scientifique) ou CANDIDATURE A UN POSTE ACADEMIQUE (pour le personnel académique).

Elle comprend les renseignements suivants :

1. Identité :
2. Noms et post-nom (s) ou prénom (s) complets : …………
3. Lieu et date de naissance : ……………………………….
4. Etat civil : ………………. .. Sexe : ……………………….
5. Nationalité : ………………………………………………..
6. Province : ………………………………. District : ……… Territoire d’origine : ……………………………………….
7. Diplômes et certificats obtenus : ………………………….

(Institution, lieu, date, mention)

• Domaine de recherche ou de spécialisation : ……………
• Publications scientifiques et travaux rédigés : ………….
• Fonction(s) ou emploi(s) occupé(s) (organisme, lieu, date de début et de la fin du service) : …………………………….
• Poste sollicité :
• Fonction : ………………………………….
• Affectation souhaitée (Etablissement/Faculté ou Section Département/Centre de recherche, etc.) : ……………………………………………………..
• Appréciation (avec justification et remarques éventuelles)
• Avis
• Avis du Département :

Valeur du candidat :

• scientifique :……………………………………………
• pédagogique : …………………………………………
• morale :…………………………………..
• Avis de la Faculté ou de la Section :

Valeur du candidat :

• scientifique :……………………………………………
• pédagogique : …………………………………………
• morale :…………………………………..
• Avis du Comité de Gestion de l’Etablissement :

Valeur du candidat :

• scientifique :……………………………………………
• pédagogique : …………………………………………
• morale :…………………………………..
• Avis du Conseil de l’Etablissement :

Valeur du candidat :

• scientifique :……………………………………………
• pédagogique : …………………………………………
• Charge horaire prévue (avec détails : cours / exercices, année d’études et nombre d’heures) :

MEMOIRES ET THESES

Un mémoire de licence est une monographie tendant à démontrer que l’étudiant a maîtrisé les matières apprises durant son cursus.

Un mémoire de Master, ou une thèse de Doctorat, est travail dont l’auteur doit faire preuve d’originalité, pour l’avancement de la science.

Direction et Jury.

Un travail de Licence est dirigé par un Directeur et un co-directeur ; auxquels est adjoint un lecteur ayant grade de PA au moins. Les trois forment le jury mais aussi le comité d’encadrement de l’étudiant. A ce titre, ils veillent à harmoniser leurs divergences de vue éventuelles avant que le mémoire ne soit présenté lors d’une soutenance publique.

Le jury d’un mémoire de Master est composé de 5 membres : un Directeur et un co-Directeur ayant rang de P au moins, 1 lecteur et 2 membres suppléants.

Un jury de thèse de Doctorat comprend 7 membres : 1 Directeur et 1 co-Directeur ayant rang de PO au moins, 3 lecteurs et 2 membres suppléants.

Dans tous les cas, le Directeur doit être du domaine dont relève le sujet du travail.

Défense

Le temps imparti est de

• 1 heure pour un mémoire de Licence, à raison de 10’ pour l’étudiant, et 10’ pour chacun des membres du jury, et 20’ pour la délibération et la proclamation du résultat ;

• 1 heure 30’ pour un mémoire de Master, à raison de 15’ pour l’étudiant, et 15’ pour chacun des membres effectifs du jury, et 30’ pour la délibération et la proclamation du résultat ;

• 2 heures maximum pour la défense publique d’une thèse de Doctorat, à raison de 15’ pour l’impétrant, et 15’ pour chacun des membres effectifs du jury, et 30’ pour la délibération et la proclamation du résultat 

Lors de la soutenance publique, le respect des règles de bienséance élémentaires est requis de tous, impétrant t membres du jury.

Le public ne peut intervenir que lors de la défense d’une thèse et pour autant que l’intervenant ait préalablement lu le travail et qu’il se soit manifesté 24 heures au moins avant la séance publique.

Délibération.

Après avoir examiné le travail lui soumis, le jury se retire pour délibérer. Il n’y plus de vote à ce stade. La voix du président du jury n’est donc pas prépondérante, car il s’agit d’évaluer un candidat au vu de son travail et non de l’acceptabilité de celui-ci.

Chaque examinateur attribue à l’impétrant, de manière personnelle,  une note sur 10 points, quant à la forme et quant au fond du travail déposé, et quant à sa prestation lors de la séance publique.

L’examinateur évalue le travail en son âme et conscience. Les notes fantaisistes ne sont pas de mise. Une note fantaisiste est celle qui cherche manifestement soit à « sauver » le candidat, soit à le « couler ». Une cotation tendant à faire rejeter un travail ou à le faire accepter malgré tout est simplement fantaisiste et entraine une note dépréciative de son auteur. Un écart de points trop prononcé entre les examinateurs dénote également d’une évaluation subjective.

Il n’y pas de note d’exclusion. Un seul examinateur ne peut bloquer un travail soumis au jury conformément aux normes arrêtées préalablement. Un étudiant ne peut pas faire les frais d’une guerre d’écoles scientifiques différentes, ni des mésententes entre examinateurs.

Un travail est reçu avec une moyenne d’au moins 50% pour la licence, 65% pour le Master, 70% pour Doctorat.

Toutes les observations et remarques, en particulier les plus défavorables,  sont soumises au récipiendaire, par écrit,  en vue de l’amélioration de son travail.

Le travail, quoique reçu, doit incorporer toutes les remarques et observations du jury, avant d’être exposé à la bibliothèque de l’UNH ; condition sine qua non pour l’obtention du diplôme.

Plagiat

Le plagiat n’est pas autorisé. Toutefois, lorsque le % de plagiat ne dépasse pas les 2,5% dans une thèse de doctorat, les 5% dans un mémoire de Master ou les 10% dans un mémoire de licence, le jury peut se montrer indulgent. En tout état de cause, il lui appartiendra d’apprécier.

Tous les travaux devront être soumis au test de plagiat

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[1] Schwartz, David J. La magie de voir GRAND, Québec, Un monde différent, 2015, pp. 335, 336